Prowadząc działalność gospodarczą, każdy podmiot ma obowiązek wskazać miejsce realizacji działalności oraz siedzibę. Adresy te mogą być tożsame, ale nie jest to obowiązkiem. Rejestracja działalności może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy przedsiębiorca dysponuje prawem własności do lokalu lub posiada umowę najmu, jednak wtedy potrzebna będzie również zgoda właściciela. Co zrobić, jeśli nie można uzyskać zgody? Czym jest wirtualne biuro i jakie korzyści niesie ze sobą taki wybór?
Wirtualne biuro – co to właściwie jest?
Wirtualne biura już od dawna cieszą się dużym zainteresowaniem w krajach Europy Zachodniej, a z roku na rok zyskują popularność także w Polsce. Mówiąc najprościej, jest to usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej. Osoba, która chce prowadzić działalność gospodarczą, wynajmuje od zewnętrznego podmiotu miejsce, w którym formalnie będzie mieściła się siedziba firmy. Należy pamiętać, że korespondencja wysyłana będzie pod wskazany, formalny adres.
Pojawiające się w nazwie określenie wirtualne, może być dość mylące, bo w rzeczywistości odnosi się do konkretnej, rzeczywistej powierzchni, znajdującej się pod określonym adresem.
Zalety wynajmu wirtualnego biura
Wynajem wirtualnego biura to dla przedsiębiorcy znacznie więcej korzyści niż tylko adres, pod którym może zarejestrować swoją działalność. To praktyczne rozwiązanie, cenione zarówno przez początkujących przedsiębiorców, jak i tych, którzy od lat prowadzą działalność. Wśród najczęściej wymienianych atutów wskazuje się cenę i prestiż. Firma, która posiada biuro, w którym może spotkać się z kontrahentami, buduje w świadomości potencjalnych i obecnych klientów wizję profesjonalisty, pełnego szacunku dla partnera biznesowego. Tego typu szczegóły są niezwykle istotne, jeśli podmiot chce budować silną i rozpoznawalną markę. Siedziba firmy w miejscu zamieszkania nie budzi tak dużego poważania. Drugim aspektem jest cena. Koszt wynajmu wirtualnej przestrzeni biurowej jest zdecydowanie korzystniejsza niż wynajem samodzielnego biura. Dodatkowo koszty związane z wynajęciem wirtualnego biura rozumiane są jako wydatki poniesione w związku z prowadzeniem działalności. Mogą zatem zostać rozliczone w kosztach działalności, co wpływa na obniżenie należnego podatku dochodowego.
Przestrzenie biurowe oferowane w ramach wirtualnego najmu bardzo często znajdują się w prestiżowych lokalizacjach, w nowoczesnych biurowcach. Dużym atutem jest też to, że przy odpowiednim pakiecie wynajmujący korzystać może z licznych dodatkowych usług. Z tego względu przed podpisaniem umowy warto dokładnie zastanowić się nad potrzebami i przeprowadzić analizę również w długookresowym aspekcie.
Podmioty prowadzące wirtualne biuro oferuje szeroki zakres wsparcia, zatrudniając osoby odpowiedzialne za obsługę recepcji, a także personel wspierający. To duże ułatwienie np. w sytuacji kontroli, warto skorzystać ze wsparcia ekspertów, posiadających doświadczenie w takich sytuacjach, którzy pomogą przejść przez całą procedurę.
Ogromną zaletą jest fakt, że decydując się na wynajem wirtualnego biura, nie trzeba martwić się o jego wyposażenie. Podstawowe pakiety zapewniają najczęściej dostęp do biurka, urządzeń wielofunkcyjnych, takich jak drukarka czy skaner.
Dlaczego wirtualne biuro to dobre rozwiązanie dla freelancerów?
Wiele podmiotów może zdecydować się na prowadzenie wirtualnego biura, jednak jest to szczególnie korzystne rozwiązanie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Prowadzenie biura poza miejscem zamieszkania jest dla wielu osób bardzo ważne, bo oddzielenie pracy od życia prywatnego, czyli tzw. work life balance staje się coraz ważniejszy w codziennym życiu. Zachowanie harmonii, gdy miejsce pracy znajduje się poza domem, bywa zdecydowanie łatwiejsze. Jest to idealne rozwiązanie dla freelancerów, skorzystać mogą zatem copywriterzy, graficy, programiści.
Wirtualne biuro jest też doskonałym rozwiązaniem dla osób, które na stałe zamieszkują poza granicami kraju i tam prowadzą działalność.
